Loading...

FX Inspire | 5 min

Een digitaal event in 6 stappen

Anouk Vlasman12-03-2020

Ten eerste, wat bedoelen we met een digitaal event?
Een digitaal event is een evenement dat is opgenomen op een locatie, en vervolgens online verspreid en bekeken wordt via een online uitzendplatform. Maar, net als normale (analoge) events, hebben digitale events een locatie, apparatuur, sprekers, een moderator, content én een programma nodig. 

Wat zijn de voordelen van een digitaal event?
Mensen op een locatie samenbrengen kan veel moeite, tijd en geld kosten. Een digitaal, live uitgezonden event is goedkoper en gemakkelijker te organiseren. Daarnaast heeft een live event negatieve invloed op ons milieu als je veel internationale bezoekers hebt. In sommige gevallen is een digitaal event dus een goed alternatief.In het geval dat er een event geannuleerd moet worden door omstandigheden waar je geen invloed op hebt, kan de digitale variant de perfecte oplossing zijn. Zorg er dus voor dat je een plan B hebt, met een digitale versie van je event.

Stap 1: Sprekers en moderator

Je organiseert een event met een reden. Je hebt belangrijke informatie of nieuws te delen. Wie gaat de presentaties geven, en wie deelt de hoofdboodschap van het event? Hoe gaat je moderator de inkomende vragen beantwoorden, en wie houdt je bezoekers enthousiast? Hoe weet hij/zij dat de grap goed is aangekomen? Interactie tijdens een evenement is ontzettend belangrijk. Afhankelijk van je evenement kun je kiezen tussen een enkele spreker, een spreker met een moderator, of meerdere van beide! 

Sprekers en host online event

Stap 2: Programma en content

Wat is de impact op je programma en inhoudelijke informatie als je besluit het evenement digitaal te maken? Wat gebeurt er met je programma? Ga alle stappen in je programma langs om na te gaan wat er aangepast moet worden. Probeer een concept met visuele identiteit en content als presentaties, video’s en interactie om het publiek te laten draaien. Afhankelijk van het type event dat je organiseert, besluit je welke middelen je nodig hebt om je content over te brengen. Het is dus belangrijk om precies te weten wat er gepresenteerd gaat worden en waar het publiek mee weg moet lopen. 

Programma en content online event

Stap 3: Locatie

Is je eventlocatie nog wel geschikt voor het uitzenden van een digitaal event? Welke afspraken zijn er gemaakt met de locatie en AV-partij van het live event? Het is belangrijk om de juiste locatie te kiezen, dat past bij je programma en misschien zelfs ruimte heeft voor (een klein) aanwezig publiek. Een studio met greenscreen kan een juiste oplossing zijn. Buiten een fysieke locatie, moet je ook een uitzending platform kiezen als online locatie. 

locatie van je online event

Stap 4: Apparatuur

Wil je een simpele opstelling met twee gangbare schermen? Of een wat meer uitgebreide opstelling met een LED-scherm als achtergrond? Voor je digitale evenement is de apparatuur en internetverbinding van levensbelang en deze moeten dus 100% betrouwbaar zijn. Wat is plan B als er iets misgaat? Om betrouwbare apparatuur voor je digitale event te hebben, is het goed om dit over te laten aan een expert die ervaring heeft met digitale events. 

Wat voor apparatuur is er over het algemeen nodig voor een digitaal event?

  1. Een goede internetverbinding
  2. Camera’s, microfoons en meerdere laptops
  3. Streaming apparatuur
  4. Content apparatuur
  5. Goede verlichting  
Apparatuur voor een online event

Stap 5: Betrokkenheid

Je bezoekers zijn niet meer samen op een mooie locatie. Ze zitten achter hun computerscherm, waarschijnlijk voor een paar uur achter elkaar. Het is belangrijk om na te denken over hoe je hen gefocust en betrokken houdt. Dit is essentieel voor een succesvol digitaal event. Gelukkig kun je ook tijdens een digitaal event betrokkenheid bij de deelnemers creëren!Onze tool Reply.Live helpt je om bezoekers (of in dit geval kijkers, of beter gezegd: deelnemers) betrokken te houden door middel van interactie. Probeer meer vragen, quizes en opinie momenten toe te voegen aan je verhaal. Organiseer locaties waar meerdere mensen samen aan het event deel kunnen nemen en live vragen kunnen stellen. Zorg ervoor dat er elke 30 minuten interactie mogelijk is. Want: zenden is vergeten. Betrekken is onthouden!

Lees meer over onze zakelijke event tool reply.live

Betrokkenheid en interactie bij events

Stap 6: Klaar? GO LIVE!

Heb je al eerder een digitaal event georganiseerd? Hebben de sprekers al eerder een digitaal event gepresenteerd? Is er een show-caller die verantwoordelijk is voor het programma? Doe een try-out en repeteer alles voordat je live gaat met je digitale event. Succes! 

Dry run en Livegang
Overzicht apparatuur online event
Overzicht pdf van een digitaal event met publiek interactie.
Klik hier om hem te downloaden in hoge resolutie (in het engels).

Signify moest noodgedwongen hun evenement een week van te voren annuleren. We hebben hen geholpen het live event om te zetten naar een digitaal event. Dit betekent dat we moesten zorgen dat het programma en de content geschikt waren voor een digitale versie van het evenement. Dankzij Reply.live hebben we ervoor gezorgd dat er interactie met deelnemers van over de hele wereld plaats kon vinden. 

Mathilde kamp - FX Projectmanager
Wij kunnen helpen met digitale events