Vijf tips voor interne communicatie ‘vanuit huis’
Deze tijden vragen om aanpassingsvermogen en flexibiliteit van organisaties en haar personeel. We zoeken naar een nieuwe manier van samenwerken. De informele praatjes bij de lunch, koffiecorner of in de wandelgangen zijn er niet meer. De verbinding onder het personeel en de betrokkenheid bij de organisatie komen in het gedrang. Daarom is, juist nu, goede interne communicatie met het personeel zo belangrijk. Maar hoe zorg je voor professionele interne communicatie en verbinding vanuit huis? Deze 5 tips gaan je helpen!
Tip 1: Blijf regelmatig communiceren.
Het is belangrijk om regelmatig te communiceren, zeker nu. Zorg dat je een team, een afdeling of de gehele organisatie frequent blijft updaten over de huidige situatie. Het is belangrijk dat iedereen op de hoogte is van alle lopende zaken en betrokken blijft. Ook geeft het mensen de ruimte om in gesprek te gaan en vragen te stellen. Ontwikkel een digitaal format ter vervanging van de periodieke updates en meetings. Je kunt overwegen om de updates vaker dan normaal te doen, maar pas dit wel aan de grote van een team, afdeling of organisatie.
Tip 2: Organiseer digitale ‘koffiehoekjes’.
De informele gesprekken in de wandelgangen en bij de koffieautomaat zijn niet meer mogelijk, maar dit betekent niet dat de behoefte er niet is. Deze ‘koffiehoek praatjes’ zijn belangrijker dan je denkt, ze dragen bij informatieverspreiding, betrokkenheid en saamhorigheid. Om dit te vervangen kun je op vaste tijdstippen en dagen digitale ‘koffiehoekjes’ opzetten. Denk bijvoorbeeld aan een Google Hangout waar iedereen kan komen en gaan, lekker vrijblijvend en ontspannen. Stimuleer werknemers ook om informele meetings zelf te organiseren met collega’s waar ze niet direct mee samenwerken.
Tip 3: Zorg voor interactie tijdens interne communicatie!
Als je de periodieke updates digitaal gaat doen, houd er dan rekening mee dat je publiek achter zijn scherm zit. Om ze te betrekken en de aandacht te behouden moet er voldoende interactie zijn. Interactie zorgt dat mensen meer betrokken zijn en dat een boodschap beter aankomt bij het publiek. Daarnaast geeft het mensen de mogelijkheid om vragen te stellen. Je kunt eenvoudig interactie toevoegen door te werken met een interactieve 'social wall' waar alle vragen van je publiek samen komen. Ook werkt een poll goed om het publiek te betrekken bij je verhaal.
Tip 4: Zorg dat je werkt met een goede technische setup.
Om er voor te zorgen dat alles soepel verloopt, er professioneel uitziet en dat interactie met het publiek mogelijk is, moet er een goede technische setup zijn. Wat heb je allemaal nodig voor een professionele meeting of update die online plaatsvindt?
1. Goede apparatuur voor de sprekers zoals een microfoon, goede internetverbinding en webcam
2. Streaming & content setup waarmee je online kan ‘uitzenden’ en content kan delen.
3. Applicatie voor live interactie zodat je publiek vragen kan stellen en content kan delen.
Tip 5: Wijs een ‘showcaller’ aan voor alle online events.
Om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt is het verstandig om iemand aan te wijzen die rol van ‘showcaller’ op zich neemt. Deze persoon staat in contact met alle sprekers, beheert de ‘uitzending’ en zorg voor een soepele transitie tussen sprekers en content. Dit zorgt ervoor dat alle sprekers zich kunnen focussen op hun verhaal en niet zorgen hoeven te maken over de techniek en content. Het zal ervoor zorgen dat je gehele digitale event professioneel verloopt. We raden aan om hier een externe partij voor in te huren met ervaring op dit gebied (pick us!).