Online events zijn here to stay. Maar hoe doe je het goed?

Nóg een artikel over online events… Is dat nou nodig? Ja dus!

Want door de corona-situatie is het aantal online events enorm toegenomen, veelal uit noodzaak. Ik merk dat veel bedrijven daardoor te snel handelen, zonder weloverwogen keuzes te maken. Als resultaat zie je dat het publiek snel afhaakt (of niet eens aanhaakt) en het online event vaak niet meer dan een extraatje blijkt in de middelen-mix. Dat terwijl een online event een zeer krachtig middel kan zijn om je boodschap over te brengen en je doelgroep bij je verhaal te betrekken. Mits je goed invulling weet te geven aan de content en het programma, het integreren van interactie en de benodigde techniek. Alleen zo kan je het verschil maken en benut je de kracht van online events. En dat is belangrijker dan ooit, want online events zijn here to stay!

Online events zijn de toekomst

Een online event wordt vaak ingezet ter vervanging van een fysiek event. Een logische stap, maar een online event verdient als middel veel meer waardering dan alleen een alternatieve b-keus die het in deze tijden van corona maatregelen vaak lijkt te zijn. Zeker met alle creatieve mogelijkheden en technologische innovaties die momenteel de markt bestormen. Daardoor is het niet alleen heel geschikt voor kennisdeling en inspiratie maar ook steeds meer voor het maken van verbinding en community building. Het biedt ook een aantal belangrijke voordelen zoals het vergroten van de toegankelijkheid, het verminderen van CO2 uitstoot, kostenbesparing en meer mogelijkheden tot interactie en personalisatie. Wat tegelijkertijd weer zorgt dat een online event steeds relevanter wordt voor de deelnemers. Qua communicatie, content en bijvoorbeeld gepersonaliseerde netwerkmogelijkheden.

Allemaal thema’s die ook in de toekomst van nog groter belang zullen zijn. Daardoor zullen er naast online events ook steeds meer hybride events plaats gaan vinden. Waarbij een gedeelte van het publiek fysiek aanwezig zal zijn en een ander deel digitaal deelneemt. En om een succesvol online of hybride event neer te zetten is een goede digitale event-journey essentieel. Het belang hiervan zal dan ook alleen maar groter worden in de wereld van (corporate) events. Hierbij staan altijd drie belangrijke onderdelen centraal, namelijk: content & programma, de integratie van interactie en de juiste techniek.

Content en programma

voor de juiste flow

De aandachtsspanne van mensen is kort, vooral digitaal. Want iedereen herkent het. Je zit in een conference call of bekijkt een webinar en ondertussen check je je mail, denk je aan het avondeten, hang je de was op. En wacht, waar ging het ook alweer over? Laat maar, ik ga eten koken. Kruisje, en je bent weg. Zo snel ben je de aandacht van je publiek kwijt. Mensen stappen heel gemakkelijk even, of volledig, uit het verhaal. Onderzoek wijst uit dat de meeste mensen hun aandacht rond de 18 minuten bij 1 spreker kunnen houden. Zorg daarom voor een afwisseling in content waarbij je creatief nadenkt over hoe je je boodschap kan overbrengen binnen een sterk en ook visueel verhaal. Waardoor je content interessant is, en blijft voor je doelgroep.

Tip -> bedenk ook welke content je voorafgaand en na afloop van het event met je doelgroep wil delen. Zo beperk je je niet tot de lengte van je live even en zorg je voor nog meer betrokkenheid bij je doelgroep!

Maak je online event écht interactief

Naast dat je je publiek kunt blijven boeien door middel van goede content en een afwisselend programma, doe je dit ook door je publiek te betrekken bij je verhaal. Door je event interactief en persoonlijk te maken, maak je van passieve kijkers actieve deelnemers. Toch wordt interactie vaak alleen maar ingezet om mensen bij de les te houden. En dat is zonde. Want door interactieve modules in te zetten kun je o.a. data genereren. Je haalt input (zoals vragen en meningen) op uit je publiek. Wat vinden ze interessant? Hoe denken ze over een bepaald onderwerp? Deze data kan jou weer goede inzichten bieden. Maar wil je écht relevant zijn voor je publiek, dan integreer je die data ook binnen de content van je event. 

Daarnaast zijn er nog vele andere creatieve mogelijkheden om interactie te laten plaatsvinden binnen je event. Denk aan vormen van gamification, breakout sessies of workshops met digitale post-its en moodboards die je genereert vanuit je publiek. Zo maakt je publiek echt onderdeel uit van je event. 

Locatie en de juiste techniek

Goede techniek is een belangrijke voorwaarde voor het slagen van je online event. We hebben enerzijds te maken met een livestream, waarnaar je publiek kijkt op een laptop of computer. Smartphones zijn daarnaast heel geschikt om in te zetten als (gepersonaliseerde) tweede scherm en om interactie mee te faciliteren en stimuleren. Voor een goede customer experience en naadloze overgangen is het belangrijk om je event te laten plaatsvinden op één centrale online plek. Zodat je deelnemer niet z’n weg hoeft te zoeken tussen de verschillende onderdelen binnen je event (welk device je ook gebruikt). Vanuit een control-room wordt vervolgens de informatie gestroomlijnd naar de juiste ontvangers. Dat geldt ook voor de uitzendlocatie. Vooral wanneer sprekers uitzenden vanuit verschillende locaties. Het is technisch ook mogelijk om een volledig gepersonaliseerde virtuele studio neer te zetten en daarmee je online event naar een nog hoger niveau te tillen. Hiermee kun je namelijk je sprekers, alle content en het publiek (inclusief interactie) in één virtuele en visueel prikkelende omgeving samenbrengen.

Ik verwacht dat dit het topje van de ijsberg is en dat we in de nabije toekomst heel veel gave ontwikkelingen gaan zien op het gebied van online, hybride en virtuele events!

Alle vragen beantwoord!

Een online event kan dus een ontzettend krachtig middel zijn. Zolang je zorgt voor een goed visueel verhaal binnen een afwisselend programma met interactie en de juiste techniek. Met zo’n digitale event-journey zal jouw online event het verschil maken, ook in de toekomst!

Meer weten? Bekijk dan onderstaande FAQ video waarin Niels en Micky de veelgestelde vragen over het neerzetten van online events beantwoorden.